A termékútlevél adatainak nagy része nem a cégnél, hanem a beszállítói láncban van. A felkészülés leghosszabb lépése ezért az adatok bekérése. Ez az útmutató megmutatja, mit, kitől és hogyan kérjen – egy letölthető, kétnyelvű Excel-sablonnal.
Röviden
- Kezdje a forgalom 80%-át adó beszállítókkal és a legkorábbi határidejű termékcsoporttal.
- Egységes, kétnyelvű sablont küldjön, ne egyedi e-maileket.
- Adjon határidőt, és rögzítse az adatszolgáltatást a szerződésben.
- Kérjen forrásdokumentumot (tanúsítvány, nyilatkozat), ne csak számot.
- A „nincs adat” is válasz – a hiányt is dokumentálni kell.
Milyen adatokat kérjen?
| Adatkör | Mire kell? | Tipikus forrásdokumentum |
|---|---|---|
| Beszállító és gyártóhely azonosítója | az útlevél azonosító adatai | GLN, EORI, cégadatok |
| Anyagösszetétel | összetétel, újrahasznosíthatóság | anyagbizonylat, műszaki adatlap |
| Újrahasznosított tartalom | kötelező adat több termékcsoportnál | GRS, RCS, ISCC vagy más tanúsítvány |
| Aggályos anyagok, SVHC | az ESPR közlési kötelezettsége | REACH-nyilatkozat, SCIP-szám |
| Származási ország | eredet, vámügyek | származási igazolás |
| Szénlábnyom | környezeti adat, ahol előírt | ISO 14067 vagy PEF szerinti számítás |
| Tanúsítványok | megfelelőség igazolása | CE-dokumentáció, vizsgálati jegyzőkönyv |
| Akkumulátor-nyersanyagok | kellő gondosság | CMRT/EMRT, beszerzési politika |
Hogyan kérje? – öt lépés
- Szegmentálja a beszállítókat. Kritikus (sok adat, nagy volumen), közepes, alacsony kockázatú. A kritikusakkal kezdjen személyes egyeztetéssel.
- Küldjön kísérőlevelet. Röviden magyarázza el a jogi hátteret (ESPR, akkumulátor-rendelet), a határidőt és azt, hogy az adat mire kell. A távol-keleti partnerek jól reagálnak a konkrét jogszabályi hivatkozásra.
- Használjon egységes sablont. A letölthető Excel öt munkalapból áll: útmutató, beszállítói adatok, tételek, anyagok és nyilatkozatok – magyar és angol fejlécekkel.
- Kövesse és ellenőrizze. Vezessen nyilvántartást: ki kapta meg, ki válaszolt, mennyire teljes. Ellenőrizze a válaszokat (stimmel-e a tömeg, a százalékok összege 100?).
- Építse be a szerződésekbe. Adatszolgáltatási kötelezettség, formátum, frissítés változáskor, határidő.
Mintaszöveg a kísérőlevélhez
Tárgy: Adatbekérés – EU digitális termékútlevél (ESPR / akkumulátor-rendelet)
Tisztelt Partnerünk! Az Európai Unió ökodizájn-rendelete ((EU) 2024/1781) és az akkumulátor-rendelet ((EU) 2023/1542) alapján termékeinkhez digitális termékútlevelet kell készítenünk, amely az alapanyagok összetételét, eredetét és környezeti jellemzőit is tartalmazza. Kérjük, hogy a mellékelt táblázatot az Önök által szállított tételekre töltsék ki, és a hivatkozott dokumentumokat csatolják. Válaszukat [dátum]-ig kérjük. Kérdés esetén keressék [név, e-mail]. Köszönjük együttműködésüket!
Ugyanez angolul a sablon „Útmutató – Guide” munkalapján található.
Ha a beszállító nem válaszol
- Kérdezze meg, mi az akadály: nincs adat, vagy nem akarja kiadni? Az üzleti titkot a korlátozott hozzáférésű útlevélrész védi.
- Ajánljon egyszerűsített minimumot: legalább az anyagtípus, a tömeg és az SVHC-nyilatkozat.
- Ha tartósan nincs adat, használjon átlagos adatbázis-értéket, és dokumentálja a forrást.
- Hosszabb távon a beszállítóválasztás szempontja lesz, ki tud adatot adni.
Adatkezelés a cégen belül
A beérkező adatokat ne e-mailben és PDF-ben tárolja. Egy központi táblázat vagy adatbázis kell, amelyben minden adat mellett ott a forrás, a dátum és a felelős. Ebből lesz később a termékútlevél – kézi átmásolás nélkül.
Gyakori kérdések
A kínai beszállító kiadja az összetételi adatokat?
Gyakran igen, ha világos, mire kell, és ha az üzleti titok védelme biztosított. A legjobb eredményt a konkrét jogszabályi hivatkozás, a határidő és egy jól kitölthető sablon adja.
Mi van, ha a beszállító csak becsült értéket tud adni?
Fogadja el, de jelölje becslésként, és kérje a számítás módját. A sablonban erre külön mező van.
Milyen gyakran kell frissíteni?
Minden olyan változáskor, amely az útlevél adatait érinti (új anyag, új gyártóhely), és legalább évente egy ellenőrző körben.
Források: (EU) 2024/1781 rendelet · (EU) 2023/1542 rendelet · REACH (1907/2006/EK) · Utolsó ellenőrzés: 2026. 11. 10.
Szerző: Sinkovits András, a VisionTask alapítója. B2B tanácsadóként cégeknek építünk működő ügyfélszerzési, értékesítési és adatrendszereket; a DPP Ready-vel kifejezetten a digitális termékútlevélre való felkészülésben segítünk. Rólunk